100 Avis-Mails am Tag? Übernimmt jetzt Emma.

WEKO Wohnen gehört zu den Top 15 des deutschen Möbelhandels: familiengeführt, gegründet 1948, rund 1.200 Mitarbeitende, 5 Logistikstandorte. 80 bis 120 Hersteller und Speditionen liefern regelmäßig an, bis zu 50 Auslieferteams sind täglich unterwegs.

Seit Juni 2024 steuert WEKO Anlieferungen an den Standorten Rosenheim und Pfarrkirchen über das TradeLink-Zeitfenstermanagement, rund 800 Buchungen pro Monat. Doch ein hartnäckiger Rest blieb: Viele Hersteller avisieren nicht selbst auf der Plattform, sondern schicken E-Mails. Manche eine pro Lieferung, manche sechs bis zehn für einen einzigen Lkw, manche ganz ohne Uhrzeit.

Die Rechnung vor Emma

Zwei bis drei Stunden pro Tag verbrachte das Wareneingangsteam allein mit dem Avis-Postfach, 10 bis 15 Stunden pro Woche. Noch einmal so viel Zeit kostete die Lieferscheinverarbeitung: Sammelordner durcharbeiten, Termine im Kalender suchen oder anlegen, Lieferscheine manuell anhängen, alles ausdrucken und in der physischen Mappe für den nächsten Tag vorbereiten. Stornierte Anlieferungen fielen erst auf, wenn ein vorbereiteter Termin plötzlich fehlte.

„Diese Inbox beinhaltet eigentlich alles. Also nicht nur ‚ich avisiere und komme an dem Tag', sondern da ist alles Mögliche drin. Dann ist der Tag voll."
Francesco Autorino, Bereichsleiter Logistik, WEKO Wohnen

Die Ziele

• Die tägliche Avis-Flut im Wareneingang automatisieren, bis zu 100 E-Mails pro Tag.
• Ein Kalender als verlässliche Quelle statt Outlook-Ordner, Ausdrucke und Papiermappe.
• Das Team entlasten, ohne Kontrolle abzugeben: Routine an den Agenten, Entscheidungen bleiben bei den Menschen.

Dahin gehen, wo die Informationen schon sind

Statt alle Partner auf die Plattform zu zwingen, holt Emma die Informationen dort ab, wo sie ohnehin ankommen: im E-Mail-Postfach. Im Februar 2026 wurde WEKO Pilotkunde. Für Autorino war das mehr als ein Effizienzthema:

„Wenn wir das hinkriegen — E-Mails kommen rein, die KI verarbeitet das —, dann wäre das ein Meilenstein. Nicht nur für uns: Bis jetzt arbeiten die meisten im Verband ja alle mit E-Mails."
Francesco Autorino

Seit dem Go-live läuft jede E-Mail aus WEKOs Avis-Ordner in Rosenheim automatisch als Kopie an Emma und wird binnen etwa einer Minute verarbeitet. Konkret leistet der Agent heute:

• Lieferscheine zuordnen: Emma erkennt Referenz- und Kommissionsnummern, findet die passende Anlieferung im Kalender und hängt die Dokumente an, auch wenn 20 Lieferscheine in einer einzigen PDF stecken.
• Avisierungen vorbereiten: Meldet sich ein Hersteller nur per E-Mail oder Fax, erstellt Emma daraus einen Vorschlag für den Kalender, auf Tag, Zeitraum oder Slot genau. Angelegt wird der Termin erst, wenn das Team ihn bestätigt.
• Änderungen verarbeiten: Verspätungen erkennt Emma zuverlässig und verschiebt den Termin entsprechend („eine Stunde später"). Bei Änderungen an der Ladung selbst, etwa Teillieferungen („8 statt 9 Polstermöbel"), ist die Erkennung noch nicht auf dem Zielniveau; daran wird gearbeitet.
• Doppel-Avisierungen erkennen: Melden Hersteller und Spediteur dieselbe Ware, erkennt Emma über die Referenzen, dass es sich um dieselbe Anlieferung handelt, und ergänzt den Vorgang um die jeweils aktuellere Information.
• Irrelevantes erkennen: Reine Tracking- und Versandmails markiert Emma als nicht relevant; das Team muss sie nicht mehr einzeln lesen. Ins Archiv verschiebt es sie aktuell noch selbst, die automatische Ablage ist eingeplant.

Der Mensch bleibt am Steuer

Eine neue Anlieferung entsteht nie ohne menschliche Bestätigung: Emma bereitet vor, freigegeben wird von Hand. Im AI Task Manager sieht das Team auf einen Blick, was Emma erledigt hat (grün), was gerade in Arbeit ist (gelb) und wo sie Hilfe braucht (roter Punkt, im Prinzip wie eine ungelesene Nachricht). Per Daumen hoch oder runter gibt das Team Feedback, aus dem der Agent lernt.

Der Weg: erst beweisen, dann übernehmen

Im Mai 2026 startete der Test mit 32 echten WEKO-Mails: Zwei Drittel löste Emma auf Anhieb korrekt, nach den ersten Verbesserungen über 80 Prozent. Mitte Juni aktivierte WEKO-IT die automatische Weiterleitung; als die manuelle Vorarbeit des Teams wegfiel, sank die Quote zunächst. Genau dafür war der Testlauf da: Innerhalb weniger Tage verarbeitete Emma wieder mehr als die Hälfte aller Live-Mails eigenständig, ohne Rückfrage an das Team.

Anfang Juli fiel die Entscheidung gemeinsam mit dem Team, das täglich damit arbeitet:

„Nee, dann machen wir das. Anders als einfach ausprobieren geht es nicht."
Francesco Autorino

Seit dem 6. Juli 2026, 8 Uhr, ist Emma im Live-Betrieb, der erste produktive Einsatz eines TradeLink-KI-Agenten. Was dem Team auffällt, fließt direkt zurück ins Produkt: Die gewünschte Benachrichtigung bei Stornierungen war eine Woche später live.

„Bis jetzt würde ich sagen: gut. Wir haben Emma auch schon gelobt."
Antigona Cengiz, Wareneingang Rosenheim, WEKO Wohnen, nach der ersten Live-Woche

Was sich für das Team ändert

• Eine Inbox, die sich vorsortiert: Statt jede Mail einzeln durchzuarbeiten, arbeitet das Team im Task Manager. Das Ziel: Nur noch die rot markierten Fälle brauchen Aufmerksamkeit.
• Nichts geht mehr verloren: Stornierungen werden aktiv gemeldet, statt still aus dem Kalender zu verschwinden. Rückfragen der Tourenplanung („Wann hat der Hersteller avisiert?") sind sofort beantwortet, ohne Suche in gelöschten Mails.
• Fleißarbeit entfällt: Sammel-PDFs splittet Emma automatisch in Einzeldokumente.
• Das Team gestaltet mit: Feedback per Daumen hoch oder runter fließt direkt in die Entwicklung, Wünsche der Nutzerinnen wurden teils binnen einer Woche umgesetzt.
• Und niemand verliert seinen Job: Die frei werdende Zeit fließt in die Themen, die bisher liegen blieben.

Das Ergebnis

• Schneller: Rund eine Minute nach Eingang der E-Mail ist der Vorgang verarbeitet. Rückfragen sind sofort beantwortet, weil E-Mails und Lieferscheine direkt an der Anlieferung hängen.
• Kosteneffizienter: 10 bis 15 Stunden Inbox-Arbeit pro Woche band der Prozess vorher. Die frei werdende Zeit fließt in liegengebliebene Themen: mehr Leistung mit demselben Team, Wachsen ohne neue Stelle.
• Besser: Einheitliche Referenznummern machen den Kalender zur verlässlichen Planungsgrundlage. Keine stillen Stornos, keine verlorenen Dokumente, ein zufriedeneres Team.

„Deswegen spare ich mir jetzt diesen Mitarbeiter nicht — ich habe so viele offene Themen, die ich dann umschichten kann auf andere Sachen."
Francesco Autorino, Bereichsleiter Logistik, WEKO Wohnen

Wie es weitergeht

Emma ist live, fertig ist sie nicht. Die nächsten Schritte sind definiert: der vereinbarte Zielwert von 90–95 % Genauigkeit, sichere Erkennung von Ladungsänderungen, automatische Ablage irrelevanter Mails, Bündelung von Herstellern, die eine Lieferung über sechs bis zehn Einzelmails avisieren, und der Schalter von aktiver Prüfung auf Benachrichtigung nur im Ausnahmefall. Danach folgen die übrigen WEKO-Logistikstandorte. Und im Einkaufsverband mit rund 200 Häusern arbeiten die meisten bis heute mit E-Mail-Postfächern, genau dem Prozess, den WEKO gerade hinter sich lässt.

Und Mitarbeiterin des Monats? Noch nicht, aber gelobt wurde Emma vom Team schon in ihrer ersten Arbeitswoche. Für eine Kollegin, die vor sieben Wochen ihren ersten Arbeitstag hatte, ist das kein schlechter Start.