Der Wareneingang ist einer der wichtigsten Vorgänge in der Logistik und erfolgt als logischer Schritt, nachdem die Einkaufsabteilung im Unternehmen eine Bestellung ausgelöst hat. Die bestellten Waren werden durch einen Spediteur am eigenen oder fremd-betriebenen Lager angeliefert. In diesen erfolgskritischen Prozess sind also mehrere Parteien involviert und so gilt es einige Aspekte zu beachten, um Chaos zu vermeiden und die bestellte Ware schnellstmöglich verfügbar zu machen. In diesem Artikel wird erklärt, welche Schritte und Herausforderungen im Prozess Wareneingang auftreten und wie Sie diesen Vorgang vereinfachen können.
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Der Wareneingang ist essenzieller Teil des Beschaffungsprozesses, der zu einer Bestandserhöhung führt. Innerhalb des Beschaffungsprozesses wird zunächst eine Bestellung bei einem Lieferanten platziert. Im nächsten Schritt erfolgt die Lieferung der Ware und damit der Wareneingang an einem Lagerort. Ziel effizienter Logistik ist es nun, die Durchlaufzeiten kurz zu halten, die Kapazitäten der Mitarbeitenden bestmöglich auszuschöpfen, den vorhandenen Platz sinnvoll zu nutzen und die mit der Lieferung verbundene Kapitalbindung so gering wie möglich zu halten. Kapitalbindung ist für Unternehmen in der Regel negativ, da die Ware und darin investiertes Kapital in diesem Moment nicht für weitere Wertschöpfung genutzt werden können. Deshalb sollte man versuchen, die erworbene Ware möglichst schnell ihrer Bestimmung zuzuführen und den Lagerbestand gering zu halten.
Der Wareneingang eines Lagers setzt sich normalerweise aus Rampen, Toren, Bereitstellflächen und Funktionsflächen zusammen. Funktionsflächen dienen zum Beispiel der Handhabung der Ware für Kontrollen oder die Ladungssicherung. Am physischen Wareneingang des Lagers beginnt der gleichnamige Prozess. Zum Problem können in diesem Zusammenhang ungeplante oder chaotische Wareneingänge werden. Es kann zum Beispiel an Platz oder Kapazitäten bei Mitarbeitenden fehlen oder die Buchung des Vorgangs ist komplizierter.
Der Wareneingang besteht aus mehreren Etappen, die für Lager und Einkauf gleichermaßen wichtig sind – und zwar folgende:
Bei der Buchung des Wareneingangs unterscheidet man zwischen einer bestandsorientierten und einer aufwandsorientierten Buchung. Bei der bestandsorientierten Buchung – auch Skontrationsmethode genannt – wird jede Veränderung im Lagerbestand auf dem Lieferschein bzw. auf dem Materialentnahmeschein festgehalten. Diese Belege werden mit fortlaufenden Nummern ausgezeichnet, damit die Dokumentation immer aktuell ist, auch wenn im Lager eine hohe Fluktuation herrscht. Die aufwandsorientierte Buchung behandelt gelieferte Ware buchhalterisch wie temporäre Anschaffungen, die keine dauerhaften Werte hervorbringen. Die Wareneingänge werden daher auf ein Aufwandskonto gebucht. Wareneingänge und Warenausgänge werden für einen besseren Überblick auf getrennten Konten gebucht. Dabei ist das Warenkonto ein Bestandskonto und gibt Auskunft über den Lagerstatus. Das Warenausgangskonto zeigt die Quantität verkaufter Waren auf.
Um den Wareneingang effizienter zu gestalten, gibt es mehrere Möglichkeiten, die direkt einen Unterschied machen. So sollte fehleranfällige Ware zuerst kontrolliert werden, robuste Ware, bei der Transportschäden unwahrscheinlich sind, kann dagegen zurückgestellt werden. Bei den Vertragsverhandlungen kann zusätzlich eine lagerfähige Verpackung vereinbart werden, sodass die Ware beim Wareneingang nicht umgepackt oder überhaupt lagerfähig verpackt werden muss.
Eine passende Softwarelösung hilft ebenfalls dabei, den Wareneingang zu vereinfachen. Mit einem Tool wie TradeLink behalten Sie alle geplanten Be- und Entladeprozesse im Blick, sowohl am Computer als auch am Tablet oder Handy. Sie können mit externen Lieferpartnern per Software kommunizieren und Kapazitäten der Mitarbeitenden ganz einfach planen. Die Rampenzuordnung erledigt die künstliche Intelligenz in unserer Software für Sie.
Der Wareneingang ist die Konsequenz einer Bestellung und wird in mehreren Schritten durchgeführt: Zeitfensterbuchung, Warenannahme, -kontrolle, ggf. Sperrlagerung bis zur Freigabe durch den Zoll und schließlich die Buchung. Die Buchung erfolgt entweder aufwandsorientiert oder bestandsorientiert. Noch effizienter wird die Logistik, wenn empfindliche Ware zuerst kontrolliert wird. Außerdem hilft eine intelligente Softwarelösung wie TradeLink dabei, die Abläufe im Wareneingang sinnvoll zu koordinieren und zu jedem Zeitpunkt den Überblick zu behalten.
