Logistik
17/8/2022

Wieso Spediteure Ihre Zeitfenstermanagement Software nicht nutzen

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Zeitfenstersoftware steht oft im Ruf, dass es zwar in der Theorie toll klingt, aber in der Praxis nicht funktioniert, da Lieferpartner wie Lieferanten, Spediteure oder die eigenen Kunden die Software nicht akzeptieren. So passiert es schnell, dass ein Zeitfenstermanagement eingeführt wird, die Lieferungen aber von einem Großteil der Lieferpartner immer noch über Excel, Telefon oder sogar Fax erfolgt. Eben genau so, „wie wir das schon immer gemacht haben“.

So entsteht viel Mehraufwand, da schon viel Arbeit in die oftmals aufwendige Implementierung gesteckt wurde und nun ein zusätzliches System besteht, das einige, aber eben nicht alle Anlieferungen oder Abholungen enthält.

Doch wieso ist es eigentlich so schwierig Lieferpartner davon zu überzeugen, die Zeitfenstermanagement Software zu nutzen? Und gibt es eventuell einen Weg, wie es besser funktionieren könnte?  

Der Spediteur: Mehrarbeit ohne Vorteile

Um diese Frage zu klären, fangen wir am besten beim Spediteur an. Spediteure stehen unter immensem Zeit- und Kostendruck und müssen in der Regel in den frühen Morgenstunden viele verschiedene Routen planen. Es ist daher nicht schwer nachzuvollziehen, dass in so einem Umfeld eine zusätzliche Software, die von einem Kunden eingeführt wird, nicht gerade mit offenen Armen empfangen wird.  

Vor allem, da es oft nicht die erste Software für Zeitfenstermanagement ist. Gerade große Konzern-Kunden drücken häufig ihr eigenes proprietäres System auf alle Lieferpartner durch. Somit bestehen zu dem klassischen Excel- & Telefon-Chaos häufig noch 2-3 Zeitfenstersysteme der großen Konzern-Kunden, die nicht gerade für ihre Nutzerfreundlichkeit bekannt sind. So steht am Anfang meist ein langwieriger Prozess zur Account Erstellung, nur um danach für jede simple Buchung einen Prozess mit zahlreichen Klicks zu durchlaufen – natürlich alles in modernster SAP R3 Optik 😉.

Halten wir also fest, dass für den Spediteur die neue Software des Kunden erstmal nur noch mehr Fragmentierung der bestehenden Systemlandschaft bedeutet. Zumal klassische Zeitfenstermanagement-Software auch keinerlei Einblicke über die tatsächliche Situation am Hof abdeckt. Fragen wie:

  • Konnte mein Fahrer das gebuchte Zeitfenster einhalten?
  • Wird das Zeitfenster vom belieferten Unternehmen eingehalten?
  • Kann ich die pünktliche Lieferung aller nachfolgenden Stopps gewährleisten?

Können oft nur durch einen Anruf beim Fahrer beantwortet werden. Erfolgt dieser Anruf, wird der Frust oft noch größer. Trotz Buchung über das System und Einhaltung des Zeitfensters, verzögert sich die Entladung, da noch 2 andere LKWs vorher in der Schlange stehen, die keine Anlieferung über das System gebucht haben. Das verzögert nicht nur den aktuellen Transport, es entsteht auch immenser Koordinationsaufwand für alle Folgetransporte. Somit verbreitet sich unter allen Spediteuren schnell die Einstellung, dass man im Nachteil ist wenn man ein Zeitfenster bucht und man offensichtlich auch ohne Zeitfenster entladen wird.  

Auch an der Pforte kann mit automatisiertem Check-in viel wertvolle Zeit eingespart werden.

Kollaborations-Plattformen sind die Zukunft

Wenn man sich in die Lage des Spediteurs versetzt, wird schnell klar wieso traditionelle Zeitfenstermanagement Software nicht den versprochenen Nutzen stiftet: Spediteure haben keinerlei Vorteil durch die Software und nutzen sie dadurch nicht. Natürlich wissen Logistikleiter das auch, stehen Sie doch in engem Austausch mit Ihren Spediteuren und haben Sympathie für deren Situation.  

Wie kann es also besser gehen? Der Schlüssel zum Erfolg liegt ganz klar darin, dass der Anteil der angemeldeten Anlieferungen pro Lager einen kritischen Punkt überschreitet. Unseren Erfahrungen nach, liegt dieser bei rund 80%. Ab dann profitiert sowohl die eigene Logistik durch besser ablaufende Prozesse, was schnellere Entladungen und weniger gestresste Mitarbeiter zur Folge hat. Spediteure profitieren ganz klar von schnelleren Durchlaufzeiten, was sich direkt in ihrer Marge widerspiegelt und sehr einfach messbar ist. Ein weiterer Vorteil sind die deutlich schnellere Abfertigung und genauere Planung der Touren, ohne viel Umplanungsstress zwischendurch.  

Lesen Sie hier: Wie es der hidden Champion DEBATIN geschafft hat, über 90% aller Wareneingänge angemeldet zu haben.

Wir sind überzeugt davon, dass es 3 wichtige Hebel gibt, mit denen man die Akzeptanz der eigenen Software bei Spediteuren erhöhen kann.  

1. Ein kollaborativer Ansatz

Zeitfenstersoftware muss kollaborativ gedacht werden, also nicht nur den Mehrwert für die eigene Standortlogistik erhöhen, sondern auch für alle Lieferpartner – und das am besten messbar. Erst wenn der Spediteur merkt, dass er durch die Anmeldung messbar Zeit und Kosten spart, wird er die Software annehmen und gerne nutzen. Kollaborative Software kann das durch transparentes Messen der folgenden Kennzahlen erreichen:

  • Durchschnittliche Entladezeit
  • Einhaltung des gebuchten Zeitfensters in Prozent
  • Durchschnittliche Abweichung des geplanten Zeitfensters

Durch transparente Kommunikation dieser Kennzahlen wird der Mehrwert der Software schnell für alle greifbar und kann sich ganz handfest in Kostensenkungen im nächstes Jahresgespräch zwischen Logistik und Spediteur niederschlagen.  

2. Einfache und intuitive Benutzeroberfläche

Durch den enormen Zeitdruck der Spediteure muss ein kollaboratives Zeitfenstermanagement System eine intuitive Benutzeroberfläche haben. Das kann unter anderem dadurch erreicht werden, dass sich die Software so anfühlt, wie die auf dem eigenen Smartphone.  

Gleichzeitig muss die Anzahl an Klicks und Prozessschritten so gering wie möglich gehalten werden. Wenn man für jeden einzelnen Ladungsträger den Prozess neu beginnen muss oder keine effizienten Abstimmungsprozesse bei Terminänderungen in der Software hat, wird der Spediteur durch diese nur aufgehalten.  

Auch die Erstellung eines Accounts ist oftmals bei traditioneller Zeitfenstersoftware noch vorgeschrieben, bietet jedoch keinen Mehrwert. Personalisierte Links zum Beispiel können diese Informationen schon längst übertragen, der Disponent muss ihn nur klicken.  

3. Hohe Verbreitung am Markt

Letzten Endes steht und fällt alles mit der Verbreitung der Software am Markt. Deshalb ist es auch wenig sinnvoll, wenn Unternehmen versuchen, eine eigene, nicht auf andere Unternehmen anwendbare Softwarelösung auf ihre Lieferanten und Spediteure durchzudrücken.

Dass sich eine kollaborative Softwarelösung aktiv am Markt verbreiten kann, sehen wir zum Beispiel bei der Schweizer Discount Kette Denner, die Teil der Migros Gruppe sind. Dort wurde TradeLink nach aktiver Nachfrage der Lieferanten und Spediteure an allen Standorten ausgerollt.

„Kurz nach der Einführung am ersten Standort, wollten unsere Lieferanten bereits, dass wir TradeLink auch schnell an allen anderen Standorten einführen. Es gewinnen einfach alle. TradeLink geht daher nun als Standard an allen Standorten live.“ – Patrick Spiegel Projektleiter Logistik.

Traditionelle Zeitfenstersoftware ist häufig einfach zu kurz gedacht und kann die versprochenen Vorteile oft in der Praxis nicht liefern. Es muss in partnerschaftlichen Lösungen gedacht werden, was den Funktionsumfang von Zeitfenstermanagement Systemen überschreitet:

  • Reportings in Echtzeit
  • Kommunikation über die Plattform mit allen internen und externen Partnern
  • Zentrale Speicherung aller wichtigen Dateien wie Lieferscheinen
  • Anbindung an bestehende ERP und TMS Systeme
  • Uvm.

Das hat zur Folge, dass Software-Anbieter von einer neuen Kategorie sprechen: Kollaborationsplattformen. Nur durch einen kollaborativen Ansatz können die Nutzung durch alle Lieferpartner und die versprochenen Erfolge messbar eingehalten werden.

Das Excel-Sheet zur Lieferatenbewertung

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