Prozess

Zeitfensterbuchung im Wareneingang

Zeitfensterbuchung im Wareneingang beschreibt, wie Anlieferungen vorab geplant und verteilt werden, damit Lkw zur richtigen Zeit an der Rampe stehen, Wartezeiten sinken und das Lagerteam zuverlässig arbeiten kann.

Im Wareneingang treffen täglich zahlreiche Lkw mit unregelmäßigen Anlieferzeiten ein. Ohne klare Terminplanung entstehen Staus an der Rampe, Überstunden im Team und hohe Standkosten. Mit einer digitalen Zeitfensterbuchung werden Anlieferungen vorab koordiniert: Spediteure wählen online freie Slots, Kapazitäten im Lager werden berücksichtigt und alle Beteiligten erhalten eine einheitliche Informationsbasis. Dieses Dokument beschreibt den Prozess, relevante KPIs sowie typische Risiken und Best Practices für ein effizientes Zeitfenstermanagement im Wareneingang.

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Prozessbeschreibung

  1. Bedarfsanalyse & Kapazitätsdefinition
    • Analyse historischer Anlieferdaten (Sendungsvolumen, Peak-Zeiten, Servicezeiten je Lkw).
    • Definition der täglichen und stündlichen Rampen- und Personal-Kapazitäten.
  2. Einrichtung der Zeitfensterlogik
    • Konfiguration von Slots je Rampe/Wareneingangszone (Dauer, Pufferzeiten, Sperrzeiten).
    • Definition von Regeln, z. B. nach Sendungsart (Stückgut, Komplettladungen, Express).
  3. Anbindung der Spediteure & Lieferanten
    • Versand von Einladungen zur Nutzung des Portals.
    • Schulung/Guides, wie Zeitfenster gebucht, geändert und storniert werden.
  4. Operative Steuerung des Tagesgeschäfts
    • Tägliche Prüfung der Slot-Auslastung und Anpassung der Kapazitäten bei Peaks.
    • Monitoring von No-Shows, Verspätungen und Überbuchungen.
  5. Check-in, Abfertigung & Check-out
    • Check-in des Fahrers bei Ankunft (z. B. via Tablet oder QR-Code).
    • Zuweisung der Rampe gemäß gebuchtem Slot und aktueller Situation am Hof.
    • Dokumentation von Ankunftszeit, Docking-Zeit und Abfahrtszeit.
  6. Auswertung & kontinuierliche Verbesserung
    • Regelmäßige Analyse von KPIs, z. B. Auslastung, Wartezeiten, OTD.
    • Anpassung der Slot-Regeln, Pufferzeiten und Kommunikationsprozesse auf Basis der Daten.

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Diagramm/Flow Chart

  • Start → Bedarfsermittlung & Kapazitäten
  • → Slot-Setup im Zeitfenster-System
  • → Einladung & Onboarding der Spediteure/Lieferanten
  • → Spediteur bucht Slot
  • → Tägliche Slot-Übersicht / Disposition
  • → Fahrer-Check-in am Standort
  • → Rampenzuweisung & Entladung
  • → Erfassung von Zeiten & Status
  • → KPI-Reporting & Optimierung → Ende

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    Kern KPIs

    • On-Time-Arrival-Rate (OTA)
      Anteil der Lkw, die innerhalb des gebuchten Zeitfensters ankommen.
    • Durchschnittliche Wartezeit je Lkw
      Zeit zwischen Ankunft am Standort und Anlegen an die Rampe.
    • Rampen-Auslastung
      Anteil der belegten Slots je Rampe / Zeitfenster.
    • No-Show-Rate
      Anteil der gebuchten Slots, zu denen kein Lkw erscheint.
    • Durchschnittliche Abfertigungszeit
      Zeit von Rampenzuteilung bis Abfahrt des Lkw.
    • Anteil kurzfristiger Umbuchungen/ Stornierungen
      Indikator für Planungsqualität bei Spediteuren und Lieferanten.

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    Best Practices

  • Frühzeitiges, klares Onboarding aller Spediteure/Lieferanten inkl. einfacher Anleitung und Support-Kontakt.
  • Slots nach realen Prozesszeiten und Sendungsarten differenzieren (z. B. mehr Zeit für gemischte Paletten).
  • Pufferzeiten für Peak-Zeiten (Montag, Monatsanfang, Saisonspitzen) einplanen.
  • Self-Service-Portal für Umbuchungen und Stornierungen, gekoppelt an automatische Benachrichtigungen.
  • Live-Übersicht für Lagerleitung & Hofkoordination (z. B. großes Dashboard im Leitstand).
  • Regelmäßige Review-Termine (monatlich/vierteljährlich) mit Spediteuren zur KPI- und Prozessverbesserung.
  • Integration mit TMS/WMS, um doppelte Datenerfassung zu vermeiden.

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    Operative Risiken/Fehlerquellen

  • Unvollständiges Onboarding der Spediteure → viele Anlieferungen ohne Slot.
  • Zu starre Slot-Regeln → künstliche Engpässe und Frust bei Partnern.
  • Fehlende Transparenz im Yard → Fahrer wissen nicht, wo sie sich melden sollen.
  • Manuelle Ausnahmen (Telefon/Mail) werden nicht im System dokumentiert.
  • Keine klare Eskalation bei No-Shows oder starken Verspätungen.
  • KPIs werden nicht regelmäßig überprüft → Optimierungspotenziale bleiben ungenutzt.

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    Verknüpfte Themen

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    Letzte Aktualisierung

    December 4, 2025

    Autor

    Sophie Glaser