Use Case

Use Case – Verbesserung der Lieferantenperformance (OTD/OTA)

Dieser Use Case zeigt, wie Unternehmen über Transparenz, klare Prozesse und KPI-basierte Zusammenarbeit die Pünktlichkeit von Lieferanten und Spediteuren signifikant verbessern können – gemessen anhand von OTD (On-Time-Delivery) und OTA (On-Time-Arrival).

Unzuverlässige Anlieferzeiten gehören zu den größten Störfaktoren im Wareneingang. Unpünktliche Lieferanten verursachen Staus, Wartezeiten, Prozessunterbrechungen, Stress im Team und potenzielle Produktionsausfälle.
Gleichzeitig ist Lieferantenperformance oft schwer zu verbessern, weil Daten fehlen oder Feedback verspätet erfolgt.
Dieser Use Case zeigt, wie digitale Zeitstempel, Slotbuchung, Transparenz und KPI-Reporting gemeinsam mit Lieferanten und Spediteuren genutzt werden, um Pünktlichkeit systematisch zu steigern.

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Prozessbeschreibung

1. Einführung eines einheitlichen Avis- und Slot-Prozesses

  • Lieferanten melden Liefermengen und geplante Ankunftszeiten.
  • Slots strukturieren die Tageslast.
  • Datenqualität steigt, Überraschungsanlieferungen sinken.

2. Verlässliche Erfassung aller Zeitdaten

  • Ankunft, Check-in, Andocken und Abfahrt werden automatisch erfasst.
  • Grundlage für echte OTD/OTA-Berechnung statt Bauchgefühl.
  • Abweichungen werden sofort sichtbar.

3. Transparenz für Lieferanten schaffen

  • Lieferanten erhalten Zugang zu:
    • KPI-Reports
    • Verspätungsgründen
    • Slot-Compliance-Daten
  • Probleme werden objektiv und datenbasiert besprochen.

4. Gemeinsame Ursachenanalyse

  • Häufige Ursachen:
    • Überlastete Touren
    • Unklarheiten bei Slotregeln
    • Falsche Avisdaten
    • Feste Routen, die nicht lokalspezifisch geplant sind
  • Maßnahmen werden gemeinsam definiert.

5. Kontinuierliches Monitoring

  • OTD/OTA-Entwicklung nach Lieferant.
  • Erkennen von Mustern (z. B. immer montags verspätet).
  • Klare Eskalationsregeln bei schlechter Performance.

6. Verbesserte Kooperation & Incentives

  • Lieferanten, die pünktlich liefern, profitieren von:
    • bevorzugten Slots
    • stabileren Abläufen
    • weniger Wartezeiten
  • Wiederholungstäter werden konsequent adressiert.

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Diagramm/Flow Chart

Start → Einheitlicher Avis- & Slot-Prozess → Erfassung aller Zeitstempel → KPI-Transparenz für Lieferanten → Gemeinsame Ursachenanalyse → Maßnahmen & Eskalationsregeln → Kontinuierliches Monitoring → Verbesserung von OTD/OTA → Ende

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Kern KPIs

  • OTA (On-Time-Arrival)
  • OTD (On-Time-Delivery)
  • Frühankunftsquote
  • Verspätungsquote
  • Wöchentliche/monatliche Stabilität pro Lieferant
  • Anteil Lieferanten > definierten OTD/OTA-Zielwert
  • Abweichungszeit (Minuten zu früh/spät)

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    Best Practices

  • Klare Slotregeln (+/- 15 min) und konsequente Anwendung.
  • Monatliches Lieferanten-KPI-Review mit Einkauf + Logistik.
  • Automatisierte KPI-Dashboards statt manueller Excel-Reports.
  • Frühankünfte nicht belohnen – sie erzeugen Wartezeiten.
  • Gemeinsame Verbesserungsprojekte je Top-Lieferant.
  • Externe Spediteure mit eigenen KPI-Reports einbeziehen.

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    Operative Risiken/Fehlerquellen

    • Keine oder falsche Slotdefinition → unklare Bewertung.
    • Zeitstempel werden manuell oder unvollständig erfasst.
    • Lieferanten erhalten kein regelmäßiges Feedback.
    • KPI-Updates nicht konsistent (z. B. Browserexport, Excel).
    • Ursachen für Verspätungen bleiben unklar.
    • Keine Differenzierung zwischen strukturellen vs. einmaligen Vorfällen.

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    Letzte Aktualisierung

    December 4, 2025

    Autor

    Frederic Krahforst