Prozess

Wareneingang – Vom Avis bis zur Einlagerung

Der Wareneingang umfasst alle Schritte von der Avisierung einer Lieferung über den Check-in des Lkw, die Entladung und Qualitätskontrolle bis hin zur finalen Einlagerung. Ein gut strukturierter Wareneingangsprozess sorgt für Transparenz, reduziert Wartezeiten und sichert eine reibungslose Materialve

Der Wareneingang ist einer der kritischsten Logistikprozesse, da hier Materialströme das erste Mal physisch und organisatorisch auf das eigene Unternehmen treffen. Fehler, Engpässe oder Verzögerungen können nicht nur zu erhöhten Wartezeiten und Kosten führen, sondern auch die Produktion beeinträchtigen oder Liefertermine gefährden.Ein standardisiert gesteuerter Wareneingangsprozess schafft Transparenz, minimiert Durchlaufzeiten und ermöglicht eine konsistente und qualitativ hochwertige Abwicklung aller Anlieferungen. Dieses Dokument beschreibt alle operativen Schritte vom Avis bis zur Einlagerung sowie zentrale KPIs und typische Risiken.

Prozessbeschreibung

1. Avisierung & Vorbereitung

  • Avis durch Lieferanten oder Spediteure über Portal, EDI oder E-Mail.
  • Prüfung der Avisdaten (Menge, Artikel, Lieferdatum, Ladungsart).
  • Überprüfung der Kapazitäten im Wareneingang.
  • Slotbuchung (falls Zeitfensterbuchung vorhanden).
  • Erstellung der Warenannahmeplanung für den Tag.

2. Ankunft & Check-in des Fahrers

  • Fahrer meldet sich am Standort an (Portier, Terminal oder QR-Code).
  • Validierung der Avisdaten und ggf. Zuordnung zu einem Zeitfenster.
  • Ausgabe von Sicherheits- und Standorthinweisen.
  • Fahrer erhält Rampe, Wartebereich oder Parkposition.

3. Rampenzuweisung & Andocken

  • Disposition steuert Rampenbelegung anhand belegter und freier Slots.
  • Fahrer dockt an der zugewiesenen Rampe an.
  • Sicherheitskontrolle (z. B. Unterlegkeile, Motor aus, Warnweste).

4. Entladung & Wareneingangsprüfung

  • Entladung gemäß Sendungsart (Palette, Mischladung, Stückgut).
  • Sichtprüfung: Unversehrtheit, Verpackung, Mengen.
  • Dokumente prüfen (Lieferschein, Frachtbrief, Begleitpapiere).
  • Erfassung von Abweichungen (Schäden, Fehlmengen, Mehrmengen).
  • Rückmeldung an Einkauf/Disposition bei Problemen.

5. Buchung im System

  • Verbuchung der Wareneingangspositionen im ERP/WMS.
  • Seriennummern- oder Chargenerfassung bei sensiblen Gütern.
  • Automatische Rückmeldung an Lieferanten (optional).

6. Qualitätskontrolle (optional)

  • Prüfung gemäß QS-Anweisungen (Maße, Gewicht, Temperatur, Musterziehung).
  • Dokumentation der Prüfergebnisse.
  • Freigabe oder Quarantäne.

7. Einlagerung

  • Zuordnung des Lagerplatzes durch WMS oder manuell.
  • Transport durch Stapler/FFZ oder Fördertechnik.
  • Abschluss der Einlagerungsbuchung.

8. Abschluss & Reporting

  • Dokumentation der Durchlaufzeiten.
  • Prüfung auf Prozessabweichungen.
  • Rückmeldung an Einkauf, Produktion oder Lieferant.
  • KPI-Reporting und kontinuierliche Verbesserung.

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Diagramm/Flow Chart

Start → Avisierung

→ Prüfung & Kapazitätsplanung

→ Fahrer-Check-in

→ Rampenzuweisung

→ Andocken

→ Entladung

→ Sicht- & Mengenprüfung

→ Systembuchung

→ Qualitätsprüfung (optional)

→ Einlagerung

→ Reporting & Abschluss → Ende

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Kern KPIs

  • Durchlaufzeit Wareneingang
    Zeit von Ankunft des Lkw bis Einlagerungsabschluss.
  • Wartezeit des Lkw
    Zeit von Ankunft am Standort bis Beginn der Entladung.
  • OTD/OTA im Wareneingang
    Anteil pünktlicher Anlieferungen im gebuchten oder geplanten Zeitfenster.
  • Fehlmengen- / Mehrmengenquote
    Anteil der Anlieferungen mit Mengenabweichungen.
  • Schadensquote
    Anteil beschädigter Waren oder Verpackungen.
  • Einlagerungszeit
    Dauer zwischen Entladung und finaler Einlagerungsbuchung.
  • Anteil QS-relevanter Wareneingänge
    Anteil der Lieferungen, die eine QS-Prüfung durchlaufen.

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Best Practices

  • Einheitliche Avisprozesse für alle Lieferanten (Portal, EDI, klare Vorgaben).
  • Klare Check-in-Punkte und digitale Fahrerführung.
  • Zeitfensterbuchung zur Lastverteilung über den Tag.
  • Standardisierte Prüflisten für Wareneingangs- und QS-Prüfungen.
  • Digitale Schadenserfassung inkl. Fotos.
  • Integration zwischen TradeLink & ERP/WMS zur Vermeidung manueller Fehler.
  • Tägliches kurzes „Wareneingangs-Standup“ zur Klärung von Engpässen.
  • Monatliches Reporting der Lieferantenperformance (Fehlmengen, OTD, Schäden).

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    Operative Risiken/Fehlerquellen

  • Unvollständige oder verspätete Avisierung → Tagesplanung leidet.
  • Falsche oder fehlende Dokumente bei Ankunft.
  • Unklare oder doppelte Rampenzuweisung.
  • Keine saubere Erfassung von Schäden oder Fehlmengen.
  • Medienbrüche durch manuelle Kommunikation (Telefon, Zettel).
  • Verzögerungen durch fehlende Lagerplatzverfügbarkeit.
  • Lkw kommen außerhalb der Kapazitäten → Stau an der Rampe.
  • Fehlende Rückmeldung an Lieferanten → wiederholte Qualitätsprobleme.

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    Verknüpfte Themen

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    Letzte Aktualisierung

    December 3, 2025

    Autor

    Hans Gerl