Use Case

Use Case – Automatisierte Lieferanten- & Spediteurskommunikation

Dieser Use Case zeigt, wie automatisierte Kommunikation (z. B. Slot-Bestätigungen, Erinnerungen, Verspätungshinweise, Updates) Prozesse stabilisiert, Missverständnisse reduziert und Lieferanten sowie Spediteure zuverlässig informiert.

Viele operative Probleme entstehen, weil Informationen zu spät, gar nicht oder in falscher Form bei Lieferanten oder Spediteuren ankommen. Dazu gehören vergessene Slots, fehlende Dokumente, unklare Anweisungen oder nicht kommunizierte Verspätungen.Automatisierte Lieferantenkommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten — ohne manuellen Aufwand. Das stabilisiert OTD/OTA, erhöht Prozesssicherheit und entlastet Disposition und Lagerteams.

Prozessbeschreibung

1. Automatische Slot-Bestätigungen

  • Nach Buchung eines Zeitfensters erfolgt sofort eine digitale Bestätigung.
  • Enthält: Slotzeitraum, Standorthinweise, Sicherheitsinformationen.

2. Erinnerungen vor Slotbeginn

  • Erinnerung X Stunden oder X Tage vor Anlieferung.
  • Reduziert No-Shows und verschlafene Touren.
  • Lieferanten können frühzeitig reagieren.

3. Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen

  • Slotänderungen, Verspätungen oder Rampenwechsel werden sofort übermittelt.
  • Missverständnisse und manuelle Telefonketten entfallen.

4. Transparenter Check-in-Status

  • Lieferanten erhalten Echtzeit-Status:
    • Fahrer angekommen
    • Fahrer wartet
    • Rampenzuweisung
    • Entladung gestartet / beendet

5. Automatische Rückmeldungen nach Anlieferung

  • Lieferanten erhalten Infos über:
    • Entladedauer
    • Abweichende Mengen
    • QS-Befunde (optional)
  • Grundlage für Lieferantenentwicklung.

6. KPI-basierte Kommunikation

  • Monatliche OTD/OTA-Reports werden automatisch versendet.
  • Lieferanten erkennen Probleme frühzeitig.
  • Klare Basis für Verbesserungsdialog.

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Diagramm/Flow Chart

Start → Slotbuchung → Automatische Slotbestätigung → Erinnerung vor Slotbeginn → Automatische Updates bei Änderungen → Live-Statusmeldungen (Check-in, Rampe, Entladung) → Rückmeldung nach Lieferung → KPI-basierte Monatsreports → Ende

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Kern KPIs

  • No-Show-Rate
  • Slot-Compliance
  • OTA / OTD
  • Anteil manuell notwendiger Klärungsfälle
  • Verspätungsmeldungen pro Monat
  • Reaktionszeit der Lieferanten auf Änderungen

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Best Practices

  • Klare Standard-Kommunikationslogik pro Ereignis definieren.
  • Automatisierungsgrad Schritt für Schritt steigern.
  • Kommunikationsvorlagen nutzen, die für Fahrer leicht verständlich sind.
  • KPI-Reports transparent und regelmäßig teilen.
  • Lieferantenkontaktliste regelmäßig aktualisieren.
  • Prozesse auch für externe Sub-Spediteure definieren.

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Operative Risiken/Fehlerquellen

  • Falsche oder fehlende Kontaktinformationen des Lieferanten.
  • Zu viele oder zu wenige Benachrichtigungen → Überlastung oder Informationslücken.
  • Schnittstellenfehler → falsche Daten im Versand.
  • Unklare Kommunikation bei Slots mit Sonderstatus.
  • Spediteure ohne digitale Anbindung.
  • Mehrsprachigkeitsprobleme.

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Verknüpfte Themen

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Letzte Aktualisierung

December 4, 2025

Autor

Sophie Glaser