SOP

SOP – No-Show Handling

Ein No-Show liegt vor, wenn ein Lkw ein gebuchtes Zeitfenster nicht wahrnimmt. Diese SOP beschreibt den standardisierten Ablauf zur Dokumentation, Kommunikation und Neuplanung, um Prozessstörungen zu minimieren.

No-Shows verursachen unvorhersehbare Lücken im Arbeitsablauf, ineffiziente Nutzung der Rampen und ungenaue Tagesplanung. Sie belasten die Kapazitäten, beeinträchtigen KPI-Ziele und verursachen zusätzliche operative Komplexität.Eine klare SOP stellt sicher, dass No-Shows schnell erkannt, systematisch dokumentiert und korrekt nachgehalten werden. Gleichzeitig schafft sie Transparenz gegenüber Spediteuren und Lieferanten und bildet die Grundlage für strukturelle Verbesserungen.

Prozessbeschreibung

1. Identifikation des No-Show

  • Ein Slot gilt als No-Show, wenn der Lkw X Minuten nach Slot-Beginn weder eingecheckt noch auf dem Yard gesichtet wurde.
  • Disposition prüft Spacer/Avis, um technische Fehler auszuschließen.
  • Status im System wird auf „No-Show“ gesetzt.

2. Dokumentation

  • Erfassung des No-Show im System (Datum, Uhrzeit, Lieferant/Spediteur).
  • Angabe möglicher Gründe, wenn bekannt (z. B. technische Störung, falscher Standort).
  • Verknüpfung mit der jeweiligen Transport-ID.

3. Kommunikation an interne Teams

  • Lagerleitung wird informiert (freie Kapazität entsteht).
  • Einkauf wird informiert, falls kritische Ware fehlt.
  • Produktion erhält Warnung, falls Just-in-Time betroffen ist.

4. Kommunikation an Spediteur/Lieferant

  • Automatische oder manuelle Benachrichtigung über No-Show.
  • Klar definierte Rückmeldeoption: „Umbuchung erforderlich“ oder „Stornierung“.
  • Hinweis auf Prozesseinhaltung gemäß Lieferantenrichtlinie.

5. Neuplanung / Umbuchung

  • Dispo erstellt neues Zeitfenster, falls Anlieferung weiterhin erwartet wird.
  • Priorisierung richtet sich nach Dringlichkeit und freien Kapazitäten.
  • Fahrer/Spediteur erhält neue Rampe / neuen Slot.

6. KPI-Erfassung & Reporting

  • No-Show wird in KPI-Datenbank übernommen.
  • Auswertung pro Lieferant/Spediteur und pro Tag.
  • Eskalation bei wiederholten No-Shows (z. B. ab 3×/Monat).

7. Monatliche Analyse (optional)

  • Identifikation von Mustern (z. B. bestimmte Wochentage, Carrier oder Cross-Docking).
  • Ableitung von Maßnahmen (z. B. strengere Slotregeln oder Support für Spediteure).

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Diagramm/Flow Chart

Start → Slotbeginn → Lkw erscheint nicht → Zeitüberschreitung X Minuten → Dispo prüft Daten → Status = No-Show → Dokumentation im System → Benachrichtigung an interne Teams → Benachrichtigung an Spediteur/Lieferant → Entscheidung: Umbuchung oder Stornierung → Neuplanung (falls erforderlich) → KPI-Reporting → Ende

Kern KPIs

  • No-Show-Rate je Lieferant/Spediteur
  • Anteil kritischer No-Shows (produktionrelevant)
  • Durchschnittliche Zeit bis zur Neuplanung
  • Anzahl der No-Shows pro Woche/Monat
  • No-Show-Kostenindikator (Standzeiten, Auslastungsverluste)

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    Best Practices

  • Klare Slot-Definition: ab +15 Minuten ohne Check-in → potenzieller No-Show.
  • Automatische No-Show-Erkennung über Statuslogiken.
  • Sofortige interne Eskalation bei kritischer Ware.
  • Monatliche Lieferantenkommunikation basierend auf KPI-Daten.
  • Transparente Lieferantenrichtlinien über Anlieferregeln.
  • Unterstützung für Spediteure bei wiederholten operativen Fehlern.

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    Operative Risiken/Fehlerquellen

  • Falsche oder zu späte Identifikation → Rampen bleiben blockiert.
  • Dokumentation fehlt → KPI-Daten werden verzerrt.
  • Kommunikationsfehler → Einkauf/Produktion nicht informiert.
  • Keine klare Slotregel → unklare Schwellenwerte, ab wann „No-Show“.
  • Wiederholte No-Shows ohne Konsequenzen.
  • Spediteursdaten falsch oder unvollständig.

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    Letzte Aktualisierung

    December 4, 2025

    Autor

    Sophie Glaser