Prozess

Avis-Prozess für Lieferanten

Der Avis-Prozess beschreibt die Vorabinformation von Lieferanten und Spediteuren über bevorstehende Anlieferungen. Eine saubere Avisierung gewährleistet Planungssicherheit, reduziert Störungen und ermöglicht eine effiziente Steuerung von Wareneingang und Yard.

Eine zuverlässige und vollständige Avisierung ist die Grundlage für jeden stabilen Wareneingangsprozess. Sie ermöglicht eine präzise Kapazitätsplanung, minimiert Überraschungen bei Tageslasten und reduziert Wartezeiten sowie Engpässe an der Rampe. Fehlende oder fehlerhafte Avise führen zu Unterbrechungen, Rückfragen und Intransparenz entlang der gesamten Lieferkette.Dieses Dokument beschreibt den vollständigen Prozess der Avisabgabe, von der Erstellung durch den Lieferanten über Validierung bis zur operativen Umsetzung am Standort.

Prozessbeschreibung

1. Aviserstellung durch Lieferant/Spediteur

  • Erfassung der Sendungsdaten im Portal, via EDI oder per Schnittstelle.
  • Obligatorische Angaben:
    • Lieferdatum
    • Artikel und Mengen
    • Verpackungseinheiten
    • Transportart (Stückgut, Komplettladung, Mischladung)
    • Referenzen (Bestellnummer, Lieferscheinnummer)

2. Übermittlung & Eingang der Avisdaten

  • Avisdaten werden digital an das System übertragen.
  • Automatische Validierung prüft Vollständigkeit und Plausibilität.
  • System weist Avis der korrekten Warengruppe oder Abteilung zu.

3. Prüfung durch Wareneingang/Disposition

  • Lagerleitung/Dispo prüft erwartete Mengen und Kapazitäten.
  • Entscheidung über Slotbedarf (falls Slotbuchung aktiv).
  • Rückfragen an Lieferanten bei Unklarheiten.

4. Bestätigung an Lieferant/Spediteur

  • Automatische oder manuelle Bestätigung des Avis.
  • Optional: Vorschlag für Zeitfenster oder automatische Slotzuweisung.
  • Infos zu Standortregeln und Check-in-Prozess.

5. Tagesplanung auf Basis der Avise

  • Alle bestätigten Avise fließen in Tagesplanung ein.
  • Vorbereitung von Personal, Materialhandling, Lagerplätzen.
  • Erstellung von Prioritätslisten (z. B. produktionkritische Lieferungen).

6. Abgleich bei Ankunft

  • Fahrer gibt Referenzen beim Check-in an.
  • System matcht Avis + Transport-ID + Slot.
  • Abweichungen werden sofort sichtbar (z. B. Menge oder Sendungsart falsch).

7. Aktualisierung & Reporting

  • Bei Änderungen (Verspätung, Ausfall, Mengenänderung) wird Avis aktualisiert.
  • Auswertung der Avisqualität je Lieferant/Spediteur.
  • Rückmeldung an Einkauf bei wiederkehrenden Fehlern.

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Diagramm/Flow Chart

Start → Lieferant erstellt Avis → Übermittlung an System → Validierung der Daten → Prüfung durch Wareneingang/Disposition → Bestätigung an Lieferanten/Spediteur → Avis fließt in Tagesplanung ein → Fahrer-Check-in und Abgleich → Aktualisierung & Reporting → Ende

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Kern KPIs

  • Avis-Quote (Anteil der Anlieferungen mit Avis)
  • Vollständigkeit der Avisdaten
  • Fehlerquote im Avis (falsche Mengen, falsche Artikel, fehlende Referenzen)
  • Zeitspanne zwischen Avis und tatsächlicher Anlieferung
  • Anteil kurzfristiger Avisänderungen
  • Aufwand durch Klärungsfälle

    • ‍

    Best Practices

  • Vereinheitlichte Avisvorgaben für alle Lieferanten.
  • Pflichtfelder + Validierungslogiken im Portal.
  • Automatische Bestätigungen & Slotvorschläge.
  • Klare SLA: Avis spätestens X Stunden/Tage vor Lieferung.
  • Lieferantenreporting zu Avisqualität.
  • Integration zu ERP/WMS für konsistente Daten.

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    Operative Risiken/Fehlerquellen

  • Unvollständige Avise → keine stabile Tages- oder Rampenplanung.
  • Falsche oder widersprüchliche Mengenangaben.
  • Zu kurzfristige Avise → Überlastung des Wareneingangs.
  • Keine einheitlichen Formate → hoher manuelle Aufwand.
  • Lieferanten kennen Prozess nicht → Fehlkommunikation.
  • Medienbrüche (E-Mail, Telefon) → Fehleranfällig.

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    Verknüpfte Themen

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    Letzte Aktualisierung

    December 4, 2025

    Autor

    Sophie Glaser